6 ting som går igjen når bedrifter bytter til Proton fra Microsoft

Proton for Bedrift gir bedre personvern, kryptering og kontroll over data. Men det er ikke en kopi av Microsoft 365. Etter flere migrasjonsprosjekter ser vi de samme seks forskjellene som brukere legger merke til, gang på gang.

Dette er våre erfaringer som leverandør som hjelper norske bedrifter med flytting, oppsett og drift av Proton for Bedrift. Ikke en generell produktsammenligning fra Proton eller Microsoft. Hva som er viktig for dere, avhenger av hvordan dere faktisk jobber i dag.

De seks forskjellene (kort oppsummert)

1. Dokumentsamarbeid: fra Office-pakken til nettbasert Docs og Sheets

For de fleste ansatte opplever vi at byttet fra Word til Proton Docs er en oppgradering. Excel med makroer og PowerPoint er de vanligste unntakene.

I Microsoft 365 er Word, Excel og PowerPoint en naturlig del av hverdagen, ofte med desktop-apper installert på maskinen. I Proton for Bedrift jobber dere i Proton Docs og Proton Sheets i nettleseren.

Det vi ser i praksis:

• Proton Docs: Ingen programvare å laste ned. Flere kan jobbe i samme dokument samtidig. Dokumentene ser ofte mer profesjonelle ut takket være stilmaler. Dette er en av forskjellene som overrasker positivt.
• Proton Sheets: De fleste regneark åpnes og fungerer som normalt. Samarbeid i Sheets oppleves ofte som bedre enn i Excel for typiske bedriftsoppgaver.
• Unntak: Regneark med egne makroer eller skreddersydde skript fungerer ikke i Proton Sheets. Det gjelder færre regneark enn mange tror, men det er viktig å avdekke dem tidlig. Da kan dere beholde Excel for de få, eller vurdere hybridløsninger.

PowerPoint finnes ikke i Proton. Det merker vi hver gang vi kartlegger behov hos nye kunder.

Det vi anbefaler:

• Slides.com for de fleste: nettbasert, flere brukere, tilsvarende funksjonalitet som PowerPoint.
• Reveal.js for teknisk kyndige kunder: presentasjoner basert på HTML-maler, der AI kan generere slides ut fra dokumenter i en mappestruktur. Slik lager vi presentasjoner internt.

2. Delte innbokser: Outlook har det innebygd, Proton krever andre løsninger

Har dere kundeservice i en tredjepartsløsning, merker dere lite. Bruker dere Outlook med delt innboks for å behandle henvendelser sammen, må dere endre arbeidsmåte.

I Outlook kan flere jobbe i samme delte postkasse: se hvem som har svart, dele tagger og følge status på samtaler. Proton har ingen tilsvarende samhandlingsløsning i dag.

Slik løser vi det for kundene våre:

1. Alias: E-post sendt til aliaset havner i innboksen til alle som har aliaset. Enkelt å sette opp, men dere får begrenset oversikt over hvem som har tatt en henvendelse.
2. Delt konto: Flere har tilgang via Proton Pass (passordmanager). Gir felles tilgang, men krever klare interne regler for hvem som svarer når.

Vår erfaring: Bedrifter som i dag er avhengige av Outlooks delte innboks med samhandling, bør planlegge dette før migreringen. Kartlegg hvem som svarer hva, og sett opp rutiner dere faktisk kommer til å følge.

3. Proton Drive: én eier per mappe, ikke felles medeierskap

I Microsoft 365 eier ofte bedriften mappene. I Proton Drive eier den som oppretter mappen. Vi løser det med en administrasjonskonto som eier alt selskapet flytter over.

I Microsoft 365 er det vanlig at bedriften eier delte mapper og filer, selv om en enkeltansatt opprettet dem. I Proton Drive er det én eier per mappe og fil. Det finnes ingen medadministratorer på delte ressurser slik mange er vant til fra SharePoint og OneDrive.

Det betyr i praksis:

• Ansatte kan dele mapper og gi tilgang til kollegaer og eksterne.
• Eierskapet følger likevel personen som opprettet mappen.
• Hvis den ansatte slutter, kan filene bli vanskeligere å administrere uten god planlegging.

Det vi gjør i migrasjonsprosjekter: Vi oppretter ofte en administrasjonskonto som eier alle filer som flyttes over. Da er eierskapet knyttet til selskapet, ikke til en enkeltperson.

Proton jobber med bedre løsninger for dette, men grunnet krav til sikkerhet og kryptering forventer vi ikke vesentlige endringer før nærmere 2027.

4. E-postsøk og automatisering: færre filtre, men de viktigste finnes

Avanserte Outlook-brukere med komplekse regler kan savne enkelte filtre. For typisk bedriftsbruk har Proton det meste som trengs for automatisering.

Outlook har et avansert søk med mange filtre, regler og automatiseringer. Proton Mail har færre søkefunksjoner og filtre, men dere kan sette opp e-postregler og automatiseringer basert på avsender, emnefelt, mottaker, vedlegg og mer.

Et typisk eksempel vi setter opp for kunder: alle e-poster fra kjente avsendere, eller med ordet «kvittering» i emnet, tagges automatisk og arkiveres i en egen mappe. Da blir det enklere å hente ut bilag eller sende videre til faktureringssystemet.

Alle bedrifter kommer unna med det Proton tilbyr i dag. Vi prøver alltid å avdekke "power users" med mange lagdelte Outlook-regler tidlig slik at vi kan ta en prat med disse og avklare hva de kan forvente, og hvordan vi kan få satt opp automasjonene deres i Proton.

5. Mobil redigering: ingen egne apper, men nettleseren fungerer

Microsoft har egne mobilapper for Word, Excel og PowerPoint. Proton har ikke tilsvarende apper for Docs og Sheets. Dokumenter leses og redigeres i nettleseren på mobil.

Dette er en forskjell mange oppdager først når de er ute på reise eller i møter uten laptop.

Slik fungerer det i Proton:

• Dokumenter kan åpnes direkte i nettleseren på mobil.
• Vedlegg i e-post kan åpnes der.
• Samme funksjonalitet som på desktop, bare via nettleser.
• Ingen ekstra apper å laste ned. Logg inn med Proton-brukeren i nettleseren dere allerede bruker.

For de fleste er dette uproblematisk for enkle endringer og lesing. Ansatte som er vant til å gjøre omfattende redigering i Word-appen på mobil, bør få en kort demo av nettleseropplevelsen før go-live.

6. Samlet innboks: Proton leser bare Proton-e-post

Outlook kan samle jobbmail, kundeservice og privat Gmail i én innboks. Proton-klienten er bygget for Proton-kontoer alene, av sikkerhetsgrunner.

Dette er kanskje den mest oversette forskjellen i planleggingsfasen.

Vi ser ofte at ansatte bruker Outlook til flere kontoer samtidig: jobb-e-post, kundeservice eller prosjektadresser, og privat e-post (Gmail, iCloud, osv.).

Proton leser kun Proton-e-post. Det er bevisst: alt skal være kryptert og sikkert, og tredjepartskontoer passer ikke inn i den modellen.

Det betyr:

• Jobb-e-post i Proton: ja.
• Private kontoer i Proton-klienten: nei.
• Bedriften bestemmer om ansatte fortsatt kan bruke Outlook-appen til privat e-post, eller om de må bruke nettleser (Outlook web, Gmail, Apple Mail, osv.).

Vår erfaring: Kartlegg dette tidlig. Spør hvem som faktisk har flere kontoer i Outlook i dag, og hva de forventer etter migreringen.

Hva bør dere kartlegge før flytting?

Basert på prosjektene vi har gjennomført, anbefaler vi å gå gjennom dette:

1. Hvem bruker makroer i Excel? Hybridløsning kan være nødvendig.
2. Hvem lager presentasjoner, og hvor ofte? Planlegg Slides.com eller alternativ.
3. Bruker dere delt innboks i Outlook for kundeservice? Sett opp alias/delt konto og rutiner.
4. Hvem eier viktige mapper i dag? Planlegg administrasjonskonto for Proton Drive.
5. Har noen komplekse Outlook-regler? Test i pilotfase.
6. Har ansatte flere e-postkontoer i én Outlook-klient? Avklar policy for privat e-post.

Oppsummert

De seks forskjellene over er ikke grunner til å droppe Proton for Bedrift. De er grunner til å planlegge riktig.

I våre prosjekter ser vi at bedrifter som kartlegger dette på forhånd, får en mye smidigere overgang. De som forventer «Microsoft 365, bare mer sikkert», møter friksjon de kunne unngått.

Les også vår steg-for-steg-guide: Slik bytter du fra Microsoft 365 til Proton Business.