Microsoft 365 er et godt produkt, men det er bygget på en forretningsmodell der data er en del av verdiskapingen. Proton er bygget etter et annet prinsipp: ingen, ikke engang Proton,skal kunne lese dataene dine. Det kalles end-to-end-kryptering, og det er innebygd i alle tjenestene.
For norske bedrifter handler det ofte om tre ting: kontroll over egne data, GDPR-compliance og prisen på lisenser over tid.
Hva erstatter hva?
Proton Business dekker det samme som Microsoft 365:
- Outlook → Proton Mail – e-post med eget domene
- OneDrive / SharePoint → Proton Drive – fillagring og deling
- Outlook Kalender → Proton Calendar – kalender og hendelser
- Microsoft Authenticator → Proton Pass – passordbehandler med 2FA
Excel og Word kjøres fortsatt lokalt hvis ønskelig – filene lagres da i Proton Drive i stedet for OneDrive.
Steg-for-steg: slik gjøres det
1. Opprett Proton Business-konto
Gå til proton.me og velg en bedriftsplan. Proton Workspace Standard gir 1 TB lagring per bruker og dekker e-post, drive, kalender, VPN og passordbehandler.
2. Sett opp domenet
Koble bedriftens eget domene (f.eks. bedriften.no) til Proton Mail. Det gjøres ved å legge til MX-pekere hos domeneregistraren din. Proton-guiden leder deg gjennom dette.
3. Konfigurer e-postsikkerhet
SPF, DKIM og DMARC bør settes opp riktig. Dette forhindrer at e-post fra domenet ditt havner i spam, og beskytter mot misbruk.
4. Opprett brukere
Legg til ansatte som brukere i Proton-organisasjonen og tildel e-postadresser med bedriftens domene. Her setter du også opp tilgangsnivåer.
5. Flytt e-post fra Outlook med Easy Switch
Protons innebygde migreringsverktøy, Easy Switch, kobler seg til Outlook-kontoen via IMAP og kopierer over e-post. Du velger tidsrom og mapper. Det kjøres i bakgrunnen og tar ikke ned noe mens det pågår.
Slik gjøres det:
- Logg inn på mail.proton.me
- Gå til Innstillinger → Alle innstillinger → Importer via Easy Switch
- Velg Outlook og følg stegene
6. Flytt filer fra OneDrive / Sharepoint til Proton Drive
Last ned filene fra OneDrive som en ZIP-fil og dra dem over til Proton Drive-mappen på din PC eller Mac. Proton Drive-appen synkroniserer automatisk. Tilgangsstyring er ganske annerledes enn i OneDrive/Sharepoint, alle filer i Proton eies av en person og deles med andre i bedriften. Inntil videre løses dette ganske greit med å ha en dedikert admin bruker som eier filene som flyttes over til proton.
7. Rull ut apper
Last ned Proton Mail, Proton Drive og Proton VPN på mobil, på PC/Mac holder det med nettleseren for de fleste. Del nedlastningslenkene med de ansatte.
8. Avslutt Microsoft 365
Selv når alle data er overført og alle ansatte er i gang med Proton anbefaler vi at systemene kjører parallelt i en uke. Da sikrer man at ingen data går tapt. Etter dette kan Microsoft 365-abonnementet avsluttes. Husk å eksportere det du trenger av logger eller arkiv først.
Hva tar tid?
Selve flytten av e-post skjer automatisk via Easy Switch og tar noen timer til dager avhengig av mengde. Det som tar mest tid er å sette opp domener, DNS-konfigurasjoner og opplæring av ansatte.
En tommelfingerregel for en bedrift med 10–20 ansatte: planlegg 2–4 uker fra beslutning til ferdig overgang.
