Slik bytter bedriften til Proton uten nedetid
Her er noe de fleste ikke vet: du kan ha Proton kjørende parallelt med Google Workspace i uker, teste alt, og deretter kutte over på én gang. Ingen ansatte mister e-posttilgang. Ingen data forsvinner. Det krever bare en god plan.
La oss gå gjennom det steg for steg.
Før du starter - hva du bør kartlegge
En vellykket migrering begynner med kartlegging, ikke med å trykke på "Importer"-knappen.
Gå gjennom disse spørsmålene med IT-ansvarlig eller den som administrerer verktøyene i dag:
E-post og domener
- Hvilke e-postdomener er i bruk? (f.eks. dinbedrift.no, et gammelt .com-domene)
- Hvem administrerer DNS-innstillingene? (Vanligvis domeneregistrar som One.com, Domeneshop eller GoDaddy)
- Har dere delte e-postadresser (post@, kontakt@) som brukes av flere?
Filer og dokumenter
- Er det mye innhold i Google Drive som alle bruker?
- Er det dokumenter som deles med kunder og partnere via Google-lenker?
Verktøy og integrasjoner
- Bruker dere automatiseringer via Zapier, Make eller liknende som bruker Google-tilkobling?
- Er det CRM-systemer, fakturaverktøy eller andre apper integrert med Google?
Team
- Hvor mange brukere skal migreres?
- Er det noen som trenger spesiell opplæring?
Svar på disse spørsmålene avslører raskt om migreringen tar to dager eller to uker.
Steg 1 - Sett opp Proton-kontoen og domenet
Gå til proton.me/business og opprett en bedriftskonto. Velg plan basert på teamstørrelse og behov.
Etter opprettelsen kobler du bedriftsdomenet ditt til Proton Mail. Det gjøres i admin-panelet under "Custom domains". Du får da et sett med DNS-verdier som skal legges inn hos domeneregistraren din.
Viktig: på dette tidspunktet endrer du ingenting med MX-records. Du bekrefter bare at du eier domenet. E-post fortsetter å gå til Google inntil videre.
Tidsbruk: 30-60 minutter, avhengig av om du er komfortabel med DNS-innstillinger.
Steg 2 - Importer eksisterende e-post med Easy Switch
Proton tilbyr Easy Switch, et verktøy som importerer eksisterende e-post, kontakter og kalendere fra Google eller Outlook automatisk.
Du logger inn med Google-kontoen (eller gir Proton tilgang via OAuth), og verktøyet henter over all historikk til Proton-innboksen din. Importen kjører i bakgrunnen og kan ta noen timer for store postbokser.
Under hele denne prosessen mottar og sender ansatte fortsatt e-post normalt via den gamle kontoen. Ingenting er brutt.
Etter importen har du all historisk e-post tilgjengelig i Proton, og kan begynne å bruke Proton som din primære klient i testfasen.
Tidsbruk: 15 minutter å sette opp, noen timer til noen dager for import avhengig av datamengde.
Steg 3 - Testfase med parallell drift
Her er grepet mange hopper over: bruk 1-2 uker på å kjøre begge plattformene parallelt.
I denne perioden:
- Ansatte bruker Proton Mail til intern kommunikasjon
- Google Workspace er fremdeles aktiv og mottar ekstern e-post
- Eventuelle problemer med integrasjoner eller manglende funksjoner oppdages uten konsekvenser
Dette er når du avdekker om noen er avhengige av spesifikke Google-funksjoner du ikke visste om, og om alle er komfortable med Proton-grensesnittet.
Det er langt bedre å finne problemene nå enn etter at du har byttet MX-records.
Steg 4 - Bytt MX-records (den faktiske overgangen)
Når teamet er klart, er selve overgangen teknisk sett to handlinger:
- Endre MX-records hos domeneregistraren til å peke på Protons servere (Proton gir deg eksakte verdier i admin-panelet)
- Endre SPF og DKIM-records for å autentisere Proton som avsender av e-post fra domenet ditt
DNS-endringer propagerer normalt innen 15 minutter til noen timer, avhengig av TTL-innstillingene hos din registrar.
Etter dette mottar all innkommende e-post til domenet direkte i Proton.
I en kort overgangsperiode kan det komme e-post til begge plattformene. Sett opp automatisk videresending fra Google til Proton i noen dager for å fange opp dette.
Tidsbruk: 30 minutter, pluss propagering.
Steg 5 - Migrer filer fra Google Drive
Filmigrering kan gjøres i etapper, noe som reduserer risikoen for at noen mister tilgang til noe de trenger.
Prioriter:
- Aktive prosjektmapper og dokumenter som brukes regelmessig
- Delte ressurser som presentasjonsmaler, kontrakter og håndbøker
- Arkiv og historiske filer
Proton Drive har en importfunksjon, men for store filmengder kan det lønne seg å gjøre det systematisk mappe for mappe.
Viktig: Google Docs-filer (som ikke er virkelige filer, men Google-native format) må eksporteres til .docx, .xlsx eller .pdf-format før de lastes opp i Proton Drive. Dette er et steg som tar tid for bedrifter med mye Google-native innhold.
Steg 6 - Sett opp Proton Pass og resten av pakken
Etter at e-post og filer er på plass, er resten mer rett frem:
Proton Pass (passordbehandler)
- Last ned Proton Pass-appen og nettleserutvidelsen på alle enheter
- Importer passord fra eksisterende passordbehandler (1Password, LastPass, Bitwarden) via CSV-eksport
- Sett opp deling av hvelv med teammedlemmer
Proton VPN
- Tilgjengelig som app på alle plattformer
- Konfigurer hvilke ansatte som skal bruke det, og eventuelt om det skal kjøre alltid
Proton Calendar
- Ansatte logger inn med Proton-kontoen
- Eksisterende Google Calendar-data importeres automatisk via Easy Switch (allerede gjort i steg 2 om du valgte det)
Hva med avslutning av Google Workspace?
Vent minst 30 dager etter at MX-overgangen er gjort, og all e-post går til Proton, med å avslutte Google Workspace. I denne perioden:
- Sjekk at ingen viktige e-poster mangler
- Verifiser at alle Google Drive-filer er migrert
- Kartlegg alle apper og tjenester som bruker "Logg inn med Google"-funksjonen, og oppdater disse til direkte innlogging
"Logg inn med Google" er gjerne det som tar lengst tid. Det finnes som regel mange tjenester som er registrert med bedriftens Google-konto, og disse må oppdateres manuelt.
Vanlige problemer og hvordan du løser dem
Ansatte klager på at Proton ser annerledes ut
Forventet. Bruk noen minutter på en kort onboarding der du viser Proton Mail-grensesnittet. Proton Bridge gjør det mulig å bruke Outlook som klient for de som foretrekker det.
Noen e-poster mangler etter importen
Kjør Easy Switch på nytt for perioden, eller eksporter e-post fra Google manuelt via Google Takeout og importer til Proton via IMAP. Trenger du hjelp er det bare å ta kontakt.
En ekstern integrasjon sluttet å fungere
Sjekk om integrasjonen kan kobles til Proton via IMAP/SMTP. De fleste e-postbaserte integrasjoner støtter standard e-postprotokoller.
